E-handel och e-faktura

 

e-handel

 

 

Elektronisk handel (e-handel) har bedrivits i Sigtuna kommun sedan 1999. Sigtuna Kommun handlar varje år från cirka 3 000 leverantörer men endast ett fåtal står för merparten av de cirka 75 000 fakturor som varje år hanteras. 12 av dessa leverantörer är e-handelsleverantörer, dvs leverantörer som kommunen skickar elektroniska beställningar till.

 

Dessa leverantörer står för den största delen av kommunens inköp inom livsmedel, kontorsmaterial och förbandsmaterial. Sigtuna Kommuns övergripande målsättning med e-handel kan kort sägas vara att anskaffning av varor och tjänster ska ske på ett optimalt och kostnadseffektivt sätt med hänsyn till miljö- och lagkrav.

 

Från beställning till betalning

Januari 2011 uppgraderas kommunens inköpssystem Intrade till Inköpsportalen. Inköpsportalen är till skillnad från Intrade en helt integrerad del av ekonomisystemet Raindance. Uppgraderingen har medfört följande förbättringar:

  • Ett mer modernt och användarvänligt gränssnitt
  • Flera och enklare sökmöjligheter av produkter 
  • Samma system för beställning som för fakturahantering 
  • Möjlighet till att ansluta fler leverantörer 
  • Bättre statistik och uppföljningsmöjligheter

 Det är idag lättare att söka produkter och att lägga beställningar i det nya inköpssystemet men framförallt medför förändringen att användaren känner igen sig i Raindance-miljön och övergången från att göra en beställning till att följa upp fakturor som beställningar genererar via portalen ter sig enkelt och naturligt.

Dessutom tillkommer bl a följande nyheter:

  • Digital inrapportering, uppföljning och arkivering av följesedlar
  • Attest av beställning sker innan order gått till leverantör istället för attest av fakturan

 

Pågående utveckling

  • Integrering av avtalsdatabasen med Inköpsportalen.

 

E-fakturering

Sigtuna kommun har sedan några år tillbaka, som en av de första kommunerna i Sverige, målmedvetet jobbat mot att gå över till att skapa möjligheter för att ta emot fakturor elektroniskt.

Sigtuna kommun använder sig av standarden Svefaktura. Denna är avsedd främst för mindre leverantörer med enkla fakturor och cirka 80 leverantörer är idag anslutna och kan skicka e-faktura. Beställning sker via telefon/fax eller besök i butik medan fakturan skickas elektroniskt över Internet.

Vid nya upphandlingar ställs numera krav på att anbudsgivaren ska kunna skicka fakturor elektroniskt senast inom tre månader efter avtalets undertecknande.

 

Fördelar

Den enkla förklaringen till att Sigtuna kommun skapat förutsättningar för att ta emot fakturor elektroniskt är för att effektivisera fakturahanteringen och därigenom spara pengar.

För er som leverantör innebär elektronisk fakturering fördelar såsom att ni sparar tid vid faktureringen och kostnad för porto och papper minskar samtidigt som vi tillsammans värnar om vår miljö. Risken för fel minimeras och vi får en snabbare hantering av våra fakturor internt vilket gynnar båda parter.

 

Olika lösningar

Standarden för elektronisk faktura inom offentlig förvaltning heter Svefaktura. Flera affärssystem har idag möjlighet att skicka elektroniska fakturor i Svefaktura-formatet. Annars finns det ett antal lösningar på marknaden som hanterar detta på ett enkelt och smidigt sätt och till låg kostnad. Sigtuna kommun arbetar idag med några samarbetspartners som erbjuder programvara och tjänster i detta syfte.

 

Lösningar som idag finns tillgängliga:

Fakturaskrivare
Denna lösning gör det möjligt att skicka fakturor elektroniskt direkt från faktureringssystemet via en fakturaskrivare. Detta görs genom att installera en ”drivrutin” som gör att en elektronisk-fakturaskrivare blir valbar vid utskriften av fakturor. Om man därefter i faktureringssystemet väljer att skriva ut fakturan på den elektroniska fakturaskrivaren så skickas fakturan elektroniskt till kommunen.

Webbsida

E-fakturering via webbsida går ut på att fakturan registreras på en hemsida och skickas därefter elektroniskt till kommunen. Upp till 100 e-fakturor kan skickas gratis på detta vis.

Ett fel inträffade

De markerade fälten måste fyllas i


Dela på

Dela till Facebook Dela till Twitter Dela till LinkedIn Dela med e-post
Synpunkter & felanmälan